先延ばしにしていたメール返信をまとめて処理する

メールは届くたびに返信すると一日が崩れる

メールが届くたびにすぐ返信すると、そのたびに作業が中断され、再び集中するまで平均して数分余計にかかります。とはいえ先延ばしにすると、気が重いメールばかりがたまり、ますます開きたくなくなります。解決策は「リアルタイム返信」をやめ、「決めた時間にまとめて処理する」方式に変えることです。

1日2回、返信時間のブロックを作る

たとえば午前11時と午後4時の1日2回を「メール処理時間」として固定します。それ以外の時間はメールボックスを閉じておきます。1ブロックは25分で十分です。急ぎの用件はたいていメールではなく電話やメッセンジャーで来るため、メールをリアルタイムで確認する理由は思ったほど多くありません。

開いたらすぐ4つに分類する

メールボックスを開いたら、読みながら悩まず、まず全体をすばやく4つに分けます。分類と処理を切り離すと、スピードが格段に上がります。

1. 2分以内に返信できるもの → その場ですぐ返信
2. 長く書く必要があるもの → 「返信必要」とだけ表示して後回し
3. 読むだけでよいもの → 読んでアーカイブへ
4. 返信不要のもの → すぐ削除または整理

2分返信からまとめて終わらせる

4つに分けたら、まず2分で済む短い返信を続けて処理します。短い返信を5件まとめて終わらせると、メールボックスが目に見えて減り、負担が一気に軽くなります。その後、「長く書く必要があるもの」1、2件だけに残り時間を集中して使います。

返信文の型をあらかじめ作っておく

毎回ゼロから文章を組み立てると時間がかかり、返信をさらに先延ばしにしがちです。よく使う返信をいくつかテンプレートとして保存し、要点だけ差し替えれば返信速度は大きく上がります。

• 確認返信：「メールを確かに受け取りました。OOの件はO日までに返信いたします。」
• 承諾返信：「ご提示いただいた日程で進めます。追加事項があればお知らせください。」
• 遅延のおわび：「返信が遅くなり申し訳ありません。確認のうえ、O日以内に回答いたします。」

先延ばしにしていた1通を最初に処理する

特に気が重くてずっと先延ばしにしていたメールがあるなら、ブロック開始直後にそれから返信します。負担が大きいメールほど、完璧な回答より先に「受け取ったこと」と「いつまでに返信するか」を伝える短い返信が必要です。1行でも送れば、その重さは消えます。