会議後の5分、決定事項だけを別に書き残す

会議が終わった直後は頭がいちばんはっきりしていますが、私たちはその5分を次の予定へ流してしまいがちです。そして3日後に「それ、誰がやることになっていたっけ」が始まります。会議直後の5分で、交わされた話のすべてではなく「決まったこと」だけを切り出して書けば、1回の会議が実際の行動に変わります。

議事録と決定メモは違う

議事録は「どんな話が交わされたか」を残します。長くなり、あとからほとんど読まれません。決定メモは「それで何をすることになったのか」だけを残します。たいてい3〜5行で終わり、翌日にすぐ手を動かせる状態を作ります。この2つを混同すると、記録は長くなり、行動は消えてしまいます。

終わった後の5分、この順番で書く

1. 会議が終わったら席を立つ前に、スマートフォンのタイマーを5分にセットします。次の予定へ移る前に、まずこの5分を使います。
2. メモのいちばん上に「日付 / 会議名 / 参加者」を1行で書きます。例：「6/11 新製品ページ会議 / 自分・キムチーム長・デザインチーム」。
3. 決まったことだけを「A: 〜することにした」の形式で書きます。議論の過程や反対意見は省きます。例：「A: メインバナーの文言を3つに絞ることにした」。
4. 各決定に「担当-期限」を付けます。例：「担当 自分 / 6/13までに案を3つ」。担当が決まっていなければ、「担当未定-明日確認」と明記します。
5. 最後の行に「自分が最初にやる1つのこと」を1文で書きます。例：「明日の午前中にデザインチームへ文言候補を渡す」。

迷ったときはこの文型を使う

• 決定：「___ することにした（担当 ___、___まで）」
• 保留：「___ は ___ 確認後、___に再協議」
• 自分の分：「自分が最初にやること = ___」

このように書いたメモは、その日のうちに会議チャットや共有メモに貼り付けます。他の人も「自分は何をすることになっていたっけ」を5秒で確認できます。長く書いた議事録より、3行の決定メモのほうがずっとよく読まれます。