やることリストを実際に終わらせるための優先順位整理

リストが長いほど、何も終わらなくなる

やることを20個も書き出すと満足感はありますが、いざ何から始めるべきかわからず、結局いちばん簡単なことだけを選びがちです。その結果、重要なことはまた明日に先送りされます。問題は意志の弱さではなく、すべての用事が同じように「やるべきこと」に見えてしまう点にあります。

2つの質問で枠を分ける

それぞれのやることに、2つだけ問いかけてください。「やらないと近いうちに問題が起きるか（緊急）」と「自分の目標に本当に役立つか（重要）」です。この2つで4つの枠ができ、どこに時間を使うべきかがはっきりします。

1日はきっちり3つに絞る

分類が終わったら、「重要＋緊急」と「重要＋緊急ではない」から、今日終わらせることを最大3つだけ選びます。その中でいちばん気が進まず、かつ重要な1つを「MIT（最も重要な1つ）」に決め、午前中に先に片づけます。残りの雑務は午後に30分まとめて処理します。

1. 朝、思い浮かぶすべてのやることを5分間紙に書き出す（頭の中を空にするのが目的）。
2. 各項目の横に重要（O/X）と緊急（O/X）を表示する。
3. 「重要O」の項目の中から、今日終わらせる3つに丸をつける。
4. その3つにそれぞれ予想所要時間を書き、最も重要な1つからカレンダーに時間を確保する。
5. 残りの項目は「待機」リストに移し、今日の視界から外す。

終わったことを目に見えるようにする

完了したことに線を引いたりチェックを入れたりすると、小さな達成感が次の作業の燃料になります。反対に、終わらなかったことは自分を責めず、翌日のリストの一番上へそのまま移してください。罪悪感は仕事を終わらせる役には立ちません。