把拖延的邮件回复集中处理

邮件一到就回复，会毁掉一整天

每次邮件一到就立刻回复，手头工作都会被打断，重新进入专注状态平均还要多花几分钟。但如果一直拖延，只会让让人有压力的邮件越积越多，越来越不想打开邮箱。解决办法是放弃“实时回复”，改为“在固定时间集中处理”。

每天两次，设置回复时间块

例如把上午11点和下午4点这两个时间固定为每天的“邮件处理时间”。其他时间关闭邮箱。一个时间块25分钟就足够。紧急事项通常不是通过邮件，而是通过电话或即时消息传来，所以需要实时查看邮件的理由比想象中少。

一打开就分成四类

打开邮箱后，不要边读边纠结，先把所有邮件快速分成四类。把分类和处理分开，速度会快得多。

1. 2分钟内能回复的 → 当场立刻回复
2. 需要长篇回复的 → 只标记为“需要回复”，之后再处理
3. 只需要阅读的 → 读完后归档
4. 不需要回复的 → 立即删除或整理

先集中完成2分钟回复

分成四类后，先连续处理那些2分钟就能完成的简短回复。一次处理完5封短回复，邮箱会明显变少，压力也会一下子减轻。接着再把剩余时间集中用在一两封“需要长篇回复”的邮件上。

提前准备回复模板

每次都从头组织语句会很耗时，也会让回复更容易被拖延。把常用的几种回复保存成模板，只替换核心内容，回复速度就会明显提升。

• 确认回复：“已收到您的邮件。关于OO事项，我会在O日之前回复您。”
• 接受回复：“我会按您提到的日程推进。如有补充事项，请告知。”
• 延迟致歉：“抱歉回复晚了。我会在确认后于O日内答复您。”

先处理那封一直拖着的邮件

如果有一封因为压力最大而一直拖着不回的邮件，就在时间块一开始先回复它。越是有负担的邮件，越需要先发一封简短回复，说明“已收到，以及会在什么时候前回复”，而不是一开始就追求完美答案。哪怕只发一行，压力也会消失。